남충희선생의 보고의 7가지 원칙

남충희 선생의 7가지 보고의 원칙…..,

보고? 지시 또는 감독하는 자에게 주어진 일의 내용이나 결과 따위를 말이나 글로 알린다의 보고? 이런 보고에도 원칙이 그것도 7가지나 있을까? 책을 받은 지 일주일이 지났는데 왠지 낯선 책제목 그리고 보고, 원칙 등 그냥 마음 편하게 와 닿지 않는 표제에 선뜻 손이 가지 않는다. 아마도 숙제가 없었더라면 차일 피일 미루면서 읽는 속도가 꽤 더디였을 것이다.

평상시 잘 읽어보지도 않는 추천의 말부터 읽어 내려가기 시작했다. 색다르게 20대부터 각 세대별로 짧은 소감평이 실려있다. 몇 장 읽지 않는데 이 책의 근본주제를 명확하게 제시하고 있다.

‘생각하는 방법’

수많은 성공과 실패를 경험한 사례를 중심으로 생각하는 방법에 대해서 7가지의 원칙과 연계하여 설명하고 있다. 그 7가지의 원칙은 고객지향의 원칙, 구조적 사고의 원칙, 두괄식표현의 원칙, 미래지향의 원칙, 건의형의 원칙, 적극성의 원칙, 조심성의 원칙이다. 원칙이라는 표현답게 일단 함축적이라 선뜻 확 의미가 와 닿지 않는다.

고객지향의 원칙 ‘Hitting the Points’가 가장 중요하고 정확성이 고객지향원칙의 생명이라고 한다. 보고의 성공을 위해서는 이 원칙이 절대 필요조건이고 일반적으로 훌륭한 품질의 보고만으로는 부족하고 개별고객, 상사의 욕구를 충족시켜주는 보고가 되어야 한다는 것이다. 대장금의 밥짓기 경연의 예가 명쾌하게 이해를 시켜주고 있다.

구조적 사고의 원칙에서는 서술식보다는 개조식보고서, 도식보고서의 형태로 구상 보고하는 게 간결하고 이해가 빠르다는 것이다. 복문, 중문을 사용하지 말고 여러 개의 단문을 사용하고, 단어의 정확한 의미를 알고 사용하고, 모호한 표현을 사용하지 말고, 인간관계를 명확히 밝히는 게 중요하다 한다.

두괄식효현의 원칙은 핵심을 짧게 길게는 1분 짧게는 10초내에 명확하게 전달할 수 있어야 된다는 것이다. 회사의 전부문을 다루고 생각하는 CEO는 생각할 게 많고 바쁘기 때문에 핵심과 결론을 우선 말하고 필요시 부연 설명하면 된다는 것이다.

미래지향성의 원칙은 생각의 원칙이다. 내 보고에 미래에 대한 이야기가 포함되었는지를 점검해야 한다는 것이다. 그로 인해 자연스레 기획과 통제, 조정력의 핵심인 미래를 보는 눈이 밝아지게 될 것이다라는 것이다.

건의형의 원칙은 보고의 핵심이다. 자신의 생각을 보고에 내놓아야 한다. 이런 자기의 생각을 내놓기 위해서는 자율성과 창의력에 대한 문제를 인식하고, 부단히 전문서적을 읽고, 소신으로 무장된 확고한 신념을 만들어 자기의 의견을 만들어 내야 한다는 것이다.

적극성의 원칙은 상사와 보고자와의 관계에 있어서 적극성을 말하는데, 구체적으로 보면 상사지시 해석의 적극성, 상사지시를 발전시키는 적극성, 보고자체의 적극성, 스트레스를 받더라도 상사를 찾아가는 적극성으로 나눌 수 있다는 것이다. 보고가 어렵고 명쾌하지 않을 때 소극적이 되는데 상사의 반응에 따라 좌절하지 말고 계속 도전적으로 찾아가고 보고하는 것이 해결의 방법이라는 것이다.

조심성의 원칙은 상기 적극성의 원칙을 강하게 내세우다 보면 상사에 대한 배신과 도전으로 인식될 수 있는데, 상사는 전제군주라 생각하고 함부로 말해서는 안된다. 표현의 자유는 지극히 제한되어 있다는 것을 알아야 한다는 것이다. 이는 표현에 있어서 현명한 방법을 사용하라는 의미일 것이다.  

다양한 예를 들어 각 원칙에 대한 설명과 이해를 돕고 있다. 일상사에서 쉽게 접할 수 있는 우리들의 예이기도 하다. 무심코 넘어가는 상황들 속에서도 체계적으로 정리된 이 보고의 원칙과 연계하여 생각해보니 더욱 더 머릿속에 와 닿는다. 읽고 있을 땐 그 순간 이미 내 것이 되는 양 보고를 쉽게 할 수 있을 것 같아도 막상 돌아서서 보고서를 작성하려면 또 다시 막막함도 생긴다. 그건 보고의 원칙에 대해서 머릿속에 완전하게 정립되어 있지 않기 때문일 것이다.

직장에서 성공하는 사람들의 공통점은 커뮤니케이션역량이 매우 좋다고 한다. 그 커뮤니케이션에 가장 결정적인 스킬이 보고인 것이고, 충분히 생각하고 미래지향적인 통찰력으로 훌륭한 내용을 만들었는데 이를 핵심적으로 간결하게 보고할 수 있는 능력이 떨어진다면 본인의 능력의 상당부분을 퇴색시켜 버릴 것이다. 복잡하게 생각할 필요도 없이 단순히 직장에서 능력을 인정받고 성장하기 위해서는 보고의 능력도 매우 중요하다는 것을 다시 한번 이 책을 통해서 느꼈다.

보고를 잘 하기 위한 가장 큰 근원이 ‘생각’이라는 것이다. 생각하는 방법, 실제 경험을 통한 학습이 가장 효과적이라고 한다. 이런 실질적 경험의 부족을 책을 통해서 자주 접해 부족한 부분을 채우고 꾸준히 생각하는 방법에 대해서 연습하고 익혀 나가야 되겠다.

(이상)